BAB 2
SISTEM
INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN
Telah ditekankan pada Bab 1 bahwa manajemen suatu
organisasi diharapkan dan bahkan dituntut memainkan berbagai peran strategis
demi keberhasilan organisasi sebagai keseluruhan. Peranan
tersebut berangkat dari pandangan bahwa kelompok manajemen harus mampu
menerapkan kepemimpinan yang efektif. Telah umum diketahui bahwa keberhasilan
organisasi pada hakikatnya ditentukan oleh penggabungan yang tepat antara
kepemimpinan yang efektif dan pelaksanaan kegiatan operasional yang efisien.
Pada umumnya kepemimpinan yang efektif tercermin pada dua kegiatan utama, yaitu
memainkan peranan yang menjadi tanggung jawabnya selaku unsur pimpinan dalam
organisasi dan kemahirannya memimpin organisasi dalam menempuh seluruh proses
manajerial yang memang harus terlaksana dengan sebaik mungkin.
Atas dasar pemikiran demikianlah, dalam bab ini dibahas dua topik
utama, yaitu pertama peranan yang
harus dimainkan oleh para manajer dan kedua
pembahasan proses manajerial yang kesemuanya hanya mungkin terlaksana dengan
baik apabila didukung oleh informasi.
TIGA
KATEGORI PERANAN MANAJEMEN
Banyak cara yang dapat digunakan untuk membuat kategorisasi
peranan manajerial dalam duatu organisasi. Bahkan pustaka tentang manajemen
pada umumnya dan kepemimpinan pada khususnya sarat dengan pembahasan
tersebut.yang jelas ialah dari teori kepemimpinan diketahui bahwa manajemen
suatu organisasi yang memainkan tiga kategori peranan, yaitu peran yang
bersifat interpersonal, peranan
informasional, dan peranan selaku pengambil keputusan.
Peranan
yang Bersifat “Interpersonal”
Peranan yang bersifat interpersonal
antara lain yang dimaksudkan untuk menumbuhsuburkan iklim solidaritas dan
kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini sering menampakan dirinya dalam tiga
bentuk utama, yaitu: pertama: peranan
yang bersifat simbolis. Tidak disangkal dari pengalaman banyak orang menunjukan bahwa
eksistensi suatu organisasi sering diidentikan dengan orang orang yang
menduduki jabatan manajemen puncak dalam organisasi tersebut. Salah satu
akibat peranan tersebut adalah kesediaan manajemen untuk terlibat dalam
berbagai kegiatan sosial dan seremonial. Contoh-contohnya antara lain ialah
keterlibatan langsung dalam perayaan hari-hari besar nasional, perayaan ulang tahun organisasi, menghadiri
resepsi perkawinan putra/putri rekan dan/atau bawahan, menghadiri upacara
khitanan, menghadiri upacara pemberian penghargaan kepada karyawan yang
menampilkan kinerja yang sangat memuaskan, upacara pelepasan para karyawan yang
memasuki masa purna bakti, dan lain sebagainya. Tapi, tidak sedikit pula orang
yang menduduki posisi manajerial penting dalam organisasi yang tidak senang
memainkan peranan tersebut karena paling sedikit dua alasan utama, yaitu (a)
keterlibatan termasuk kategori kegiatan perifieral
dalam arti tidak memberikan kontribusi secara langsung kepada pencapaian tujuan
organisasi dan berbagai sasarannya dan (b) kegiatan sosial dan seremonial
seperti itu menyita banyak waktu, tenaga, dan bahkan juga biaya. Akan tetapi
sesungguhnya, memainkan peranan simbolis tersebut sangat penting, paling
sedikit ditinjau dari segi penciptaan citra positif organisasi yang
bersangkutan misalnya sebagai tokoh dalam lingkungan “keluarga besar”
organisasi dan mencegah timbulnya persepsi dikalangan orang lain bahwa
manajemen organisasi menjadi kelompok yang eksklusif. Kedua: peranan selaku pemimpin. Jika kepemimpinan didefinisikan
sebagai “kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain –baca: para bawahan—sehingga
orang lain itu bersedia melakukan
hal-hal yang diinginkan oleh pemimpin maskipun hal tersebut secara pribadi
tidak disenanginya”, jelas bahwa kemampuan memimpin yang efektif akan turut
menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi karena dengan kepemimpinan
itulah orang lain dibina, diarahkan dan diberi motivasi yang tepat. Dari teori
kepemimpinan diketahui bahwa kepemimpinan yang efektif antara lain menyangkut
gaya kepemimpinan yang situasional yang pada umumnya berarti bahwa dalam
menerapkan kepemimpinan, seorang manajer menyesuaikan gaya tersebut dalam
tingkat kematangan mental, professional, dan teknis para bawahan meskipun gaya
yang demokratiklah yang sesungguhnya paling didambakan. Ketiga: peranan sebagai
penghubung, terutama dalam arti eksternal yaitu perana selaku wakil organisasi
dalam menghadapi berbagai pihak diluar organisasi yang mempunyai kemitraan ayau
hubungan kerja dengan organisasi yang bersangkutan. Salah satu bentuk hubungan
ini ialah bahwa informasi kepada pihak luar tersebut tentang organisasi yang
dipimpinnya.
Peranan
informasional
Peranan kedua ialah informasional. Yang dimaksud dengan peranan ini ialah bahwa dalam
kedudukannya seselaku unsur pemimpin dalam organisasi, manajemen menjadi
pemantau arus informasi dalam orgnaisasi di samping peranan selaku penerima dan
pembagi informasi. Yang disebut terakhir ini termasuk peranan selaku juru
bicara organisasi. Sebagai pemantau arus informasi, manajemen berupaya untuk
menjamin bahwa informasi yang diterima
segera sampai kepada satuan kerja yang memerlukannya sebaliknya arus informasi
keluar berjalan lancar dalam arti diterima oleh pihak luar yang memerlukannya
dalam waktu yang sesingkat mungkin. Selaku penerima informasi, manajemen memperoleh berbagai jenis informasi dari
berbagai sumber, baik secara internal dari berbagai komponen atau disatuan
kerja yang terdapat dalam organisasi maupun secara eksternal, yaitu berbagai
sumber yang dianggap memiliki informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam
menjalankan semua jenis peranan, fungsi, dan kegiatannya. Bahkan tidak mustahil
bahwa ada pihak-pihak tertentu, didalam dan diluar organisasi, yang menyampaikan
informasi kepada manajemen karena pihak-pihak tersebut menduga bahwa
manajemen membutuhkan informasi
tersebut. Dengan demikian, makin
mudah akses kepada berbagai sarana
penanganan informasi, seperti misalnya karena makin meluasnya penggunaan personal computer dan Notebook yang terdapat dalam seluruh jajaran organisaasi
masalah yang sering dihadapi oleh manajemen dalam hal informasi ini ialah
kecenderungan manajemen menerima terlalu banyak informasi, termasuk informasi
yang mungkin tidak diperlukannya dalam menjalankan peran manajerialnya. Berbeda
halnya dengan masa
lalu pada waktu penangan informasi masih bersifat manual, mahal, lambat, informasi
merupakan resource organisasi
yang langka. Melimpahnya informasi yang
diterima oleh manajemen dapat menimbulkan masalah paling sedikit dalam dua
bentuk, yaitu: (a) bahwa tidak sedikit waktu dan tenaga manajemen yang
digunakan untuk menyeleksi informasi apa saja yang
betul-betul dibutuhkannya yang berarti mengurangi waktu yang tersedia untuk
menyelenggarakan berbagai kegiatan yang lebih strategis sifatnya, dan (b) tidak
adanya jaminan bahwa informasi yang diterima itu bermutu
tinggi karena, seperti dimaklumi, dalam dunia informasi dewasa ini dikenal
akronim GIGO yang merupakan singkatan dari ungkapan Garbage In, Garbage Out. Tidak akan ada yang menyanggah
benarnya pandangan yang mengatakan bahwa jika data, sebagai bahan baku untuk
diolah sehingga menjadi informasi, tidak tinggi mutunya, secermat apapaun
pengolahan dilakukan, tidak mungkin menghasilkan informasi yang bermutu tinggi.
Padahal yang diperlukan oleh manajemen adalah informasi yang relevan, mutakhir,
lengkap, dan andal serta tersimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri
oleh manajemen apabila diperlukan. Biasanya informasi yang diterima oleh
manajemen dikategorikan menjadi 2 jenis,
yaitu informasi yang digunakan sendiri oleh manajemen dalam memainkan peranan
manajerialnya dan informasi yang didistribusikan kepada para manajer yang lebih
rendah untuk digunakan sebagai alat pendukung kegiatan para bawahan tersebut. Kategori kedua inilah
yang mengakibatkan timbulnya peranan manajemen selaku pembagi informasi.
Peranan ini tidak kalah pentingnya dibandingkan peranan selaku penerima
informasi. Dikatakan demikian karena manajemen harus mengetahui dengan pasti
dan tepat kepada siapa dan informasi apa yang diberikan dan untuk kepentingan
apa. Lancar tidaknya pelaksanaan kegiatan para bawahan terutama ditentukan oleh
informasi apa yang diperolehnya dari manajemen pada tingkat yang lebih tinggi.
Salah satu peranan manajemen yang sangat penting ialah selaku juru bicara
organisasi. Dengan peranan ini manajemen menyampaikan informasi tentang
berbagai segi kehidupan organisasi seperti strateginya, rencananya,
kebijaksanaan-kebijaksanaannya, tindakan operasional dan hasil yang dicapai
kepada berbagai pihak yang memerlukannya. Kegunaan informasi itu bagi
pihak-pihak diluar organisasi beraneka ragam, akan tetapi yang jelas ialah bahwa
kesemuanya itu dimaksudkan untuk menumbuhkan kepercayaan dalam diri berbagai
pihak tersebut tentang organisasi, termasuk bonafiditasnya.
Peranan
Selaku Pengambil Keputusan
Pada tingkat yang berbeda-beda para manajer dalam suatu organisasi
berperan selaku pengambil keputusan, baik yang sifatnya strategis, fungsional,
dan teknis operasional. Peranan tersebut timbul karena manajemen memiliki
wewenang untuk bertindak selaku (a) wirausahawan, (b) peredam ketidaktenangan,
(c) penentu alokasi sarana, prasarana, sumber daya manusia dan dana, serta (d)
selaku perunding.
Jika dikatakan manajemen berperan selaku wirausahawan, yang
dimaksud ialah bahwa merekalah yang paling bertanggung jawab untuk mengamati
situasi internal dan lingkungan sedemikian rupa sehingga jika peluang baru
timbul untuk melakukan kegiatan tertentu dalam rangka peningkatan kemampuan
organisasi mencapai tujuan dan sarananya, peluang tersebut dapat dimanfaatkan
dengan segera dan dengan semaksimal mungkin. Di samping itu, para manajerlah
yang diharapkan mengambil prakarsa untuk mewujudkan perubahan yang mungkin
dituntut oleh kondisi internal organisasi dan perkembangan yang terjadi pada
lingkungan.
Dapat dipastikan bahwa ada
kalanya suatu organisasi dihadapkan pada suasana ketidaktenangan karena, misalnya,
terjadi perubahan yang tidak diduga sebelumnya. Memang sering ditekankan bahwa
manajemen yang tangguh adalah manajemen
yang antisipatif sehingga tidak sering dihadapkan kepada suasana “pendadakan”.
Penekanan demikian benar dan penting meskipun mengatakannya jauh lebih mudah
ketimbang melaksanakannya. Artinya, sematang-matangnya perkiraan masa depan
dilakukan, unsur ketidakpastian selalu ada. Untuk meredam ketidaktenangan yang
mungkin timbul, manajemen dapat melakukan berbagai tindakan termasuk pengkajian
ulang strategi dan rencana organisasi dan mengkomunikasikan hasil pengkajian
tersebut kepada seluruh jajaran organisasi.
Telah umum diketahui bahwa kepada setiap jabatan manajerial
melekat kekuasaan tertentu. Kepemimpinan yang efektif menuntut bahwa kekuasaan
tersebut sesungguhnya merupakan amanat yang harus diemban dengan
sebaik mungkin. Berarti tidak boleh terjadi penyalahgunaan
kekuasaan yang dimiliki seseorang. Kewenangan yang dimiliki oleh kelompok
manajemen tampak dalam berbagai bentuk, seperti kewenangan mengalokasikan
anggaran, sarana dan prasarana kerja, sumber daya manusia, serta wewenang untuk
memberikan penghargaan atas kinerja dan perilaku positif—seperti dalam bentuk
promosi, pemberian plaket, dan berbagai bentuk lainnya—dan sebaliknya
mengenakan sanksi disiplin organisasi terhadap mereka yang kinerjanya
mengecewakan atau perilakunya bersifat disfungsional—seperti dalam bentuk
penangguhan kenaikan gaji berkala, penurunan pangkat dan demosi,dan pembebasan
dari jabatan. Bahkan juga mengenakan sanksi yang paling berat—yaitu pemecatan atau dengan menggunakan
eufemisme, memberhentikan dengan tidak hormat, dan tidak atas permintaan
sendiri. Kepemimpinan seseorang akan lebih efektif apabila yang bersangkutan
mampu mempengaruhi perilaku para bawahannya dengan pendekatan yang sifatnya
persuasif dan dengan tidak serta-merta menonjolkan kekuasaan yang dimilikinya.
Peranan yang penting dan harus dimainkan dengan efektif ialah
selaku perunding bagi organisasi vis a vis berbagai pihak diluar organisasi.
Misalnya, (a) perundingan dengan organisasi serikat pekerja dalam hal timbulnya
pertikaian perburuhan, (b) perundingan dengan para pemasok untuk memperoleh
bahan mentah dan bahan baku yang bermutu tinggi, harga yang wajar,
syarat-syarat pembayaran yang selunak mungkin, jadwal pembayaran yang selunak
mungkin, jadwal penyampaian yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, (c)
perundingan dengan mitra kerja, termasuk lembaga keuangan dan perbankan, (d)
perundingan dengan para pesaing, sperti dalam hal penentuan strategi bersama
yang menyangkut harga jual produk, serta, (e) perundingan dengan pihak
pemerintah seperti halnya dengan negosiasi, kontrak kerja, dan lain sebagainya.
Meskipun tidak menyatakan secara eksplisit, sesungguhnya semua
peranan yang telah disinggungkan di muka akan dpat dimainkan oleh manajemen
dengan tingkat efektivitas yang tinggi apabila sebelum dan selama memainkan
peranan tersebut bagi manajemn tersedia semua jenis informasi yang
diperlukannya.
PROSES
MANAJERIAL
Organisasi apapun yang dikelola, manajemen
selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang pada intinya berkisar
pada: (a) penentuan tujuan dan sasaran, (b) perumusan strategi, (c)
perencanaan, (d) penentuan program kerja, (e) pengorganisasian, (f) penggerakan
sumber daya manusia, (g) pemantauan kegiatan operasional, (h) pengawasan, (i)
penilaian, serta (j) penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses
tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi seperti akan dibahas berikut
ini.
Penentuan Tujuan
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk
dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Berkaitan dengan tujuan, terdapat paling sedikit tiga hal yang sangat menarik
untuk diperhatikan. Pertama: Tujuan organisasi biasanya ditentukan oleh
para pendiri organisasi tersebut dan seluruh kegiatan yang diselenggarakan
kemudian diarahkan kepada pencapaian tujuan tersebut. Kedua: Semua anggota organisasi diharapkan mau menerima tujuan
tesebut sebagai suatu yang layak dan pantas untuk dicapai terlepas dari latar
belakang, preferensi pribadi, dan motivasi para anggota organisasi tersebut. Ketiga: Tujuan dipandang sebagai sesuatu
yang menjadi “bintang penentu” dan sekaligus sebagai “titik kulminasi” seluruh
kegiatan organisasi yang antara lain berarti bahwa apapun yang terjadi kemudian
dalam organisasi harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Berarti bahwa berbagai kegiatan lain yang tidak secara langsung
mendukung upaya pencapaian tujuan dapat dikatakan sebagai kegiatan yang
mubazir.
Sebagai titik kulminasi kegiatan organisasi dan bahkan juga
sebagai tolak ukur keberhasilan organisasi, tujuan akhir suatu organisasi
memiliki empat ciri yaitu: (a)
jngkauan waktunya jauh ke dean dan bahkan biasanya tidak dinyatakan
secara tegas kapan tujuan tersebut akan dicapai, melainkan dengan mengatakan
“diupayakan akan dicapai satu kali kelak”, (b) tujuan merupakan suatu kondisi
ideal yang diharapkan akan terwujud, (c) tujuan dinyatakan secra kualitatif,
dan (d) sifat tujuan akhir tersebut tidak dimungkinkan untuk merumuskan secara
konkret melainkan abstrak.
Oleh karena itu, tidak mengherankan
apabila dalam perjalanannya, suatu organiasi melakukan penyesuaian-penyesuaian
tertentu, baik dalam arti mengubah komponen tertentu dari tujuan tersebut atau
bahkan mungkin menggantikannya sama sekali dengan tujuan baru. Tetapi jelas
selalu ada tujuan yang hendak dicapai. Di samping itu, tidak mustahil bahwa
para anggota organisasi tidak selalu memahami dengan tepat makna, hakikat, dan
berbagai implikasi tujuan tersebut.
Kiranya tidak sulit untuk membayangkan bahwa
dengan ciri-ciri tujuan akhir seperti telah disinggung di muka, informasi yang
dibutuhkan dalam rangka penentuan tujuan organisasi adalah informasi dasar yang
memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang
mungkin timbul atau terjadi baik dalam
arti internal dalam organisasi yang bersangkutan sendiri maupun ada lingkungan
dimana organisasi akan bergerak. Agar tujuan yang ditentukan itu memang mungkin
untuk dicapai, informasi dasar dan eksternal yang diperlukan dapat mencangkup
informasi dibidang politik, keamanan, ekonomi, social budaya, serta arah
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal, informasi yang
diperlukan menyangkut antara lain tentang produk apa yang dhasilkan oleh
organisasi, baik dalam arti barang maupun jasa, dikaitkan dengan kemampuan organisasi
menyediakan dan menguasai berbagai sarana, prasarana, dana, dan sumber daya
manusia.
Pentahapan
Pencapaian Tujuan
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan harus
dipandang sebagai suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian tujuan akhir
semakin terjamin, diperlukan pentahapan, baik dalam arti pentahapan pencapaian
bagian-bagiannya maupun pentahapan dalam periodisasinya. Enggan perataan lain
perlu ditetapkan sasaran-sasaran – seiring dikenal dengan istilah “tujuan
antara” –yang ingin dicapai pada satu
kurun waktu tertentu.
Karena sasaran merupakan tujuan anatara,
maka cirri-cirinya pun agak berbeda dengan cirri-ciri tujuan akhir, yaitu: (a)
kurun waktu pencapaiannya ditentukan seperti misalnya lima tahun, (b) tidak
lagi idealistic melainkan didasarkan pada pemikiran pragmatis dalam arti bahwa
sasaran tersebut diyakini memang mungkin tercaai, (c) dinyatakan secara
kuantitatif sepanjang hal itu mungkin dilakukan, dan (d) sasaran merupakan
“target” yang kongkret.
Dengan tetap menyadari bahwa betapapun
cermatnya perkiraan tentang masa depan yang akan dihadapi selalu terdapat faktor-faktor
ketidakpastian. Oleh karena itu, maksimal yang dapat dilakukan adalah
minimalisasi risiko yang harus dihadapi. Untuk itu biasanya diperlukan berbagai
informasi untuk dijadikan instrument
pendukung pengambilan keputusan. Di bidang poitik, misalnya, diperlukan
estimasi tentang stabilitas dan keamanan nasional, termasuk mencapai implikasi
terhadap berbagai kebijaksanaan yang akan ditempuh di masa depan. Di bidang
ekonomi dipelukan informasi yang menyangut banyak segi kehidupan perekonomian,
seperti tingkat pertumbuhan perekonomian nasional, laju inflasi, tingkat suku
bunga, apakah pemerintah akan menerapkan kebijaksanaan uang ketat atau tidak,
arah pertumbuhan dan perkembangan industry, kondisi persaingan dalam industry
dimana organisasi bergerak, dan informasi lain yang sejenis. Dibidang sosial
budaya, sangat diperlukan aneka ragam informasi seperti tingkat pendidikan
masyarakat, kemungkinan makin beraneka ragamnya tenaga kerja, perkiraan sampai
sejauh mana akan terjadi pergeseran nilai-nilai social budaya di masyarakat
sebagai akibat penetrasi teknologi informasi, dan lain sebagainya. Infomasi
tentang dampak perkembangan teknologi pun mutlak dimiliki karena akan turut
menentukan bentuk berbagai sasaran yang akan ditetapkan itu.
Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan
berbagai sasaran organissi memerlukan strategi yang mantap dan jelas
dilingkungan dunia bisnis, strategi pada umumnya didefinisikan sebagai
“penyertaan sadar oleh manajemen tentang bidang bisnis apa yang ditekuni oleh
organisasi sekarang dan dalam kegiatan bisnis apa organisasi akan bergerak
dimasa yang akan datang”.
Berangkat dari definisi tesebut,
manajemen mungkin melakukan starifikasi
strategi, akan tetapi mingkin juga tidak. Ukuran organisasi merupakan salah satu
faktor penentunya. Artinya, bagi suatu organisasi yang masih kecil, pada
umumnya stratifikasi strategi tidak diperlukan. Akan tetapi untuk suatu
organisasi yang besar –seperti konglomerat—diperlukan
stratifikasi strategi, yaitu dalam bentuk (a) strategi akbar yang berlaku bagi
seluruh organisasi, (b) strategi induk bagi satuan-satuan usaha didalamnya,(c)
strategi dasar bagi berbagai bidang fungsional dalam organisasi, dan (d)
strategi operational bagi satuan-satuan kerja yang bertanggung jawab untuk
menyelenggaraan kegiatan yang sifatnya teknis dan operasional.
Salah satu instrumen ilmiah yang umum
digunakan dalam menentukan dan menetapkan strategi organisasi ialah analisis
SWOT. Seperti dimaklumi, SWOT merupakan akronim dari kata-kata strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman). Instrumen ini
ternyata ampuh adalam mempelajari dan menentukan strategi yang tepat. Artinya,
agar suatu organisasi memperoleh keberhasilan, manajemen mutlak perlu mengenali
factor-faktor kekuatan organisasi, kelemahannya, peluang yang mungkin atau
diperkirakan akan timbul, dan berbagai ancaman yang harus dihadapi. Para pakar
biasanya menekankan bahwa agar analisis SWOT benar-benar bermanfaat sebagai alat
bantu dalam perumusan dan penentuan strategi organisasi, factor-faktor kekuatan
dan peluang digabung untuk memperoleh manfaat yang maksimal dan kelemahan serta
ancaman juga digabung untuk meredam atau meminimalisasi dampak negatifnya.
Agar analaisis SWOT benar-benar ampuh
sebgai instrument pembantu dalam pengambilan keputusan tentang strategi
organisasi, diperlukan berbagai informasi baik yang bersumber dari dalam
organisasi sendiri maupun yang digali dari luar organisasi yang bersangkutan. Pemahaman
yang tepat tentang faktor-faktor yang berupa kekuatan dan kelemahan organisasi,
kemampuannya memiliki dan menguasai bergbagai sarana,prasarana dan dana,
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan sumber daya anusia, serta budaya
organisasi. Informasi tentang peluang yang mungkin timbul dan harus dimanfaatkan juga sangat penting
antara menyangkut potensi pasar dimana produk organisasi dijual, bidang bisnis
baru, peluncuran produk baru, dan lain sebagainya. Demikian juga halnya dengan
ancaman yang harus dihadapi, misalnya perubahan kebijaksanaan pemerintah,
kemungkinan terganggunya stabilitas dan keamanan nasional, bentuk persaingan
ketat karena beberapa perusahaan memproduksi, memasarkan, dan menjual produk
serupa atau produk substaitusi yang oleh para konsumen dipandang mempunyai
nilai yang relative sama, ancaman pengambil alihan perusahaan oleh pengusaha
kuat –misalnya karena niatnya menduduki posisi yang monopolistic dan
oligopolistic --, dan lain sebagainya.
Fungsi
Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan
ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan.
Perencanaan dapat disefinisikan sebagai “pengambilan keputusan sekarang tentng hal-hal yang akan dilakukan
dalam satu kurun waktu tetentu dimasa depan”. Dilihat dari sudut jangkauan
waktunya, perencanaan dapat bersifat jangkauan panjang –misalnya sepuluh
tahun--, jangkauan sedang—misalnya lima tahun--, dan jangkauan pendek misalnya
satu tahun atau mungkin lebih setingkat lagi.
Yang disebut terahir ini termasuk kategori penyusunan rogra kerja yang
akan dibahas kemudian. Karena perencaanaan merupakan salah satu bentuk
pengambilan keputusan, perlu diketahui secepat mungkin berbagai risiko dan faktor-faktor
yang menjadi penyeban ketidak pastian. Sangat penting untuk disadari bahwa
“muatan” risiko dan ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang
dan relative makin kecil jika rencana bersifat jangka sedang, apalagi jangka
pendek. Berarti jumlah, bentuk, jenis, dan sifat informasi yang diperlukan pun
jelas berbeda dan manajemen harus memahami perdedaan-perbedaan tersebut.
Informasi tersebut berkaitan dengan upaya
menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan yang harus dijawab dalam proses
perencanaan, yaitu, pertanyaan apa, dimana, bilamana, bagaimana, siapa, dan mengapa.
Penyusunan
Program Kerja
Telah disinggung dimuka bahwa penyusunan
program kerja merupakan perencanaan jangka pendek. Dengan demikian, penyususnan
program kerja merupakan rincian yang sistematis dari rencana jangka sedang atau
menengah. Keenam pertanyaan yang dicari dan diupayakan ditemukan jawabannya
dalam perencanaan harus terjawab dalam penyususnan program kerja dengan
pengertian bahwa jawaban tersebut (a) lebih besifat kuantitati f, (b)
menyatakan secara jelas dan konkret hasil yang diharapkan, (c) standar kinerja
jelas, dan (d) mutu hasil pekerjaan
ditetapkan secara pasti, dan (e) disusun sedemikian rincinya sehingga dapat
dijadikan pedoman dan pegangan dalam penyelenggarakan kegiatan operational.
Fungsi
Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai
“sekelompok orang yang terikat secara forml dan hierarkis serta bekerja sama
untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.” Jika disimak
secara cermat, definisi tersebut menunjukan paling sedikit ada lima implikasi
informasionanya, yaitu: (a) organisasi sebagai wadah, (b) organisasi sebagai
proses, (c) tripologi organisasi, (d) prinsip-prinsip organisasi, dan (e) faktor-faktor
yang berpengaruh terhadap struktur organisasi.
Organisasi sebagai wadah. Teori klasik
tentang organisasi menekankan organisasi sebagai wadah dimana sekelompok orang
bergabung dan menempati “kotak-kotak” tertentu untuk melakukan berbagai
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Hubungan kerja yang sifatnya
hierarkikikal –yang tercermin dalam hubungan formal antara “atasan” dan
“bawahan” –sangat menonjol dalam teori ini. Pandangan klasik tersebut masih
tetap berlaku dalam organisasi yang paling mutakhir sekalipun, meskipun dengan
aksentuasi yang berbeda dibandingkan dengan masa lalu. Perbedaan aksentuasi
terebut akan dibahas kemudian dalam bab ini.
Organisasi sebagai proses interaksi.
Disamping menyoroti organisasi sebagai wadah seluruh kegiatan yang berlanjut
dan diselenggrakan oleh para anggota suatu organisasi yang bekerja purnawaktu,
teori organisasi yang mutakhir sangat menekankan pentingnya melihat organisasi
sebagai suatu proses interaksi, interdependensi, dan interelasi antara berbagai
komponen yang terdapat dalam organisasi tersebut. Alasan yang sangat mendasar
untuk penekanan tersebut ialah mutlak perlunya diterapkan pendekatan kesisteman
dalam menjalankan roda organisasi. Menerapkan pendekatan kesisteman antara lain
berarti bahwa dalam menjalankan roda suatu organisasi harus diterapkan prinsip sinergi yang berarti bahwa meskipun
atau bahkan justru karena berbagai satuan kerja dalam organisasi menyelenggarakan
fungsi-fungsi yang spesialistik, dan bagaimanapaun pembagian tugas dilakukan
sebagai konsekuensi tuntutan spesialisasi tersebut, perbedaan fungsi harus
diihat sebagai upaya perkayaan organisasi sehingga penjumlahan hasil yang
dicapai oleh organisasi sebagai keseluruhan harus lebih besar dari penjumlahan
hasil yang diraih oleh masing-msing komponen organisasi yang bekerja
sendiri-sendiri. Dengan perkataan lain, tolak ukur keberhasilan organisasi
tidak dilihat secara incremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing
satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistic dalam arti
keberhasilan oganisasi sebagai keseluruhan. Perlu ditekankan pula bahwa terlepas
dari tingkat produktivitas, efektifitas, efisiensi, loyalitas para anggota, dan
disiplin kerja satu satuan kerja tertentu dalam organissi, dalam arti yang
sesungguhnya, tidak ada lagi tugas yang data diselesaikan hanya oleh satu
satuan kerja penanggung jawab fungsional satu unit kerja tertentu memerlukan
interaksi, interdependensi dan intereasi dengan semua satuan kerja lain dalam
organisasi yang bersangkutan.
Kiranya tidak sulit membayangkan bahwa
pemilihan struktur yang tepat memerlukan beraneka ragam informasi, seperti yang
menyangkut kompleksitas organisasi, besaran organisasi, tingkat formalisasi
tugas, departementalisasi yang diberlakukan—apakah yang besifat produk,
geografis, proses, dan lain sebagainya—jenis produk yang dihasilkan, baik dalam
arti barang maupun jasa, dan pangsa pasar yang sudah dan dikuasai termasuk segmennya. Atas dasar informasi itulah
dipilih tipe organisasi yang dipandang tepat untuk digunakan, apakah tipe lini,
tipe lini staf, tipe fungsional, tipe direktorat, tipe matriks, atau
kepanitiaan (adhocracy). Dengan
perkataan lain, apakah akan memilih struktur yang sederhana atau birokratik,
tipe yang mekanik atau yang organic.
Penggerakan
Sumber Daya Manusia
Kiranya dapat dinyatakan secara aksiomatik
bahwa fungsi penggerakan sumber daya manusia merupakan fungsi yang teramat
penting dan sekaligus yang paling sulit. Teramat penting karena seluruh proses
manajerial hanya mempunyai makna operasional dalam rangka pencapaian tujuan
bila diselenggarakan oleh manusia dengan baik dan benar. Paling sulit karena
manusia merupakan makhluk yang sangat rumit yang belum sepenuhnya dipahami baik
oleh para teoritis maupun oleh para praktisi.
Sebagai salah satu komponen proses
manajerial, pergerakan sumber daya manusia perlu memperhatikan hal-hal berikut
termasuk implikasinya terhadap perolehan berbagai jenis informasi yang diperlukan
sehingga proses penggerakan tersebut berlangsung dengan tepat dalam arti “kena
pada sasarannya”. Pertama: Manusia
adalah makhluk yang mempunyai harkat dan martabat yang perlu dan harus diakui
dan dihargai. Ramifikasi (akibat) pernyataan tersbut antara lain ialah bahwa:
(a) manusia berkarya dewasa ini tidak lagi sekedar untuk mencari nafkah
–meskipun hal itu tetap merupakan salah satu alasan mengapa manusia bekerja
---akan tetapi sebagai bagian dari upayanya mengangkat harga dirinya ketingkat
yang setinggi mungkin; (b) berbagai jenis dan imbalan yang diterimanya tidak
sekedar dalam bentuk imbalan financial langung dalam bentu upah, gaji, dan
tunjangan, akan tetapi juga dalam bentuk imbalan yang sifatnya intrinsic,
imbalan financial tidak langsung dan imbalan nonfinancial, terutama yang
berkaitan dengan perumusan kebutuhan statusnya. Kedua: Dalam berkarya, manusia ingin diperlakukan secara manusiawi,
dalam arti diperkaya kehidupan kekaryaannya, antara lain melalui penyediaan
yang simpatik oleh para atasan langsung. Tersedianya sarana dan prasarana kerja
yang memadai , kondisi fisik pekerjaan yang menjamin kesehatan dan keselamatan kerja,
tugas kekerjaan yang menarik, bervariasi dan meantang –tidak membosankan karena
ritinistik dan terlalu mekanistik –serta
iklim saling mendukung antara sesama anggota organisasi. Ketiga: Manusia pekerja akan sangat
senang apabila mereka diikutsertakan
dalam proses pengambilan keputusan yang
menyangkut kehidupan kekaryannya mellui apa yang dewasa ini popular dengan istilah
dan konsep pemberdayaan. Pemberdayaan harus dilihat sebagai salah satu aspek
proses demokratisasi dalam kehidupan kekaryaan para pegawai, suatu fenomena
yang tampaknya sedang dan akan terus bergaung dengan makin kuat.
Memang diakui bahwa penggerakan sumber
daya manusia yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya,
informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian pekejaan,
inormasi tntang analisis pekerjaan, informasi tentang standart mutu kinerja
yang diharapkan, informasi tentang berbagai sistem imbalan yang diterapkan oleh
berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola sumber
daya manusia dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.
Penyelenggaraan
Kegiatan Operasional
Jika
didefinisi klasik tentang manajemen disimak dengan cermat, akan terlihat paling
sedikit empat elemen ang sangat penting. Pertama
: Manajemen mengandung berbagai kiat yang sifatnya situasional. Artinya,
meskipun benar terdapat prinsip-prinsip manajemen yang bersifat universal,
penerapan harus selalu memperhitungkan factor situasi, kondisi, ruang, dan
waktu. Kedua: Manajemen berorientasi
pada hasil optimal untuk tidak mengatakan hasil yang maksimal. Optimalisasi
hasil yang dicapai menuntut agar penyelenggaraan kegiatan operasional dalam
organisasi didasarkan pada prinsip, atau paling sedikit pendekatan, efisiensi,
dan efektifits kerja. Ketiga :
kelompok orang yang menduduki berbagai jabatan manajerial hanya akan memperoleh
hasil kerja dengan dan melalui orang-orang
lain yang menjadi bawahan mereka yang tanggung jawab utamanya ialah
menyelenggrakan kegiatan operasional. Para manajer tidak akan mencapai hasil
apa-apa tanpa terselenggarakannya kegiatan operasional. Keempat: Sampai tingkat yang paling bawah sekalipun, seluruh
kegiatn oprasional harus secara langsung tertuju pada dan mendukung pencapaian
tujuan dan sasaran organisasi berdasarkan strategi yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Dengan demikian, terlihat bahwa
penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari
keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah organisasi
berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak.
Pengawasan
sebagai Komponen Manajerial
Dari teori tentang fungsi-fungsi
manajerial diketahui salah satu fungsi organic manajemen ialah pengawasan,
sebagai upaya untuk lebih menjamin bahwa semua kegiatan operasional berlangsung
sesuai dengan rencana yang teah ditetapkan sebelumnya. Karena itulah sering
terdengar ungkapan bahwa “perencanaan dan pengawasan merupakan dua sisi mata
uang yang sama”. Sinyatakan dengan cara lain, pengawasan merupakan kegiatan
yang sistematis untuk memantau penyelenggaraan kegiatan yang diharapkan
terwujud atau tidak.
Pengawasan diperlukan karena dua
pertimbangan utama. Pertama :Dalam
menyelenggarakan seluruh kegiatan
operasional, para anggota organisasi tidak luput dari bebagai kelemahan
dan kekurangan, bahkan juga mungin kekhilafan dan kesalahan. Berarti berbagai
kekurangan seperti itu memang dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat
efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang diharapkan, akan tetapi bukan
karena perilaku disfungsional para anggota organisasi. Di samping itu, tidak
mustahil bahwa harapan manajemen tidak sepenuhnya terpenuhi karena keterampilan
teknis para penyelenggara sudah kedaluwarsa dan tidak atau kurang sesuai dengan
tuntutan tugas masing-masing. Kedua: Tuntutan
efisiensi, efetivitas, dan produktivitas tidak terpenuhi karena mungkin da
anggota organisasi yang menampilkan perilaku yng negative dengan berbagai alasan
penyebabnya.
Dengan dua pertimbangan utama tersebutlah
sering ditekankan oleh para pakar bahwa pengawasan seyogianya bersifat edukatif
dan tidak punitive. Artinya, tujuan dalam melakukan pengawasan adalah untuk
membantu para anggota organisasi mengatasi berbagai kelemahan yang tedapat
dalam diri masing-masing dan memberikan bimbingan sehingga terjadi modifikasi
perilaku yang negatif tersebut. Bahwa dari hasil pengawasan tersedia umpan
balik kepada manajemen untuk menentukan langkah korektif yang mungkin
diperlukan.
Kegiatan pengawasan jelas memerlukan
sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggraan berbagai kegiatan
operasional yang sedang terjadi. Informasi tersebut dapat diperoleh dengan
berbagai cara seperti laporan, hasil wawancara, penyebaran kuesioner, dan
pengamatan langsung dari pengawas dilapangan. Informasi tersebut akan sangat
berguna dalam rangka peningkatan kinerja seluruh komponen operasional
organisasi.
Penilaian
sebagai Komponen Proses Manajerial
Definisi penilaian yang sering penulis
gunakan menekankan bahwa penilaian merupakan upaya pembandingan antara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap
tertentu selesai dikerjakan dengan hasil
yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut. Definisi terebut menunjuk
kepada paling sedikit lima hal. Pertama: penilaian
berbeda dengan pengawas yang sorotan pehatiannya ditujukan pada kegiatan
operasional yang sedang diselenggarakan, sedangkan penilaian dilakukan setelah
satu tahap tertentu dilalui. Kedua:
Penilaian menghasilkan infomasi tentang tepat tidaknya semua komponen dalam
proses manajerial, mulai dari tepat tidaknya tujuan hingga pelaksanaan kegiatan
pengawasan. Ketiga: Hasil peniaian
menggambarkan apakah hasil yang dicapai sama dengan sasaran yang telah
ditentukan, melebihi sasaran atau kurang dari sasaran. Keempat: Informasi yang diperoleh dari kegiatan penilaian
diperlukan untuk mengkaji ulang komponen tesebut dapat dilakukan dengan tepat. Kelima : Orietasi penilaian adalah masa
depan yang pada gilirannya memunginkan organisasi meningkatkan kinerja.
Seperti halnya dengan pengawasan,
informasi dalam proses penilaian dapat diperoleh melalui berbagai teknik
seperti laporan, wawancara –termasuk dengan manajemen puncak—, penyebaran
kuesioner kepada pihak-pihak yang dianggap memiliki pengetahuan yang mendalam
tentang seluruh proses manajerial yang terdapat dalam perusahaan, dan
teknik-teknik lain yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
Pentinganya
Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh — terutama
dari hasil penilaian— diumpan balikkan kepada berbagai pihak dalam organisasi,
termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan
satuan usaha,para manajer bidang fungsional, tenaga kerja spesialis yang
terlibat dalam kegiatan penelitian dan pengembangan, dan bahkan juga kepada
penyedia yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan
operasional.
Umpan balik merupkan masukan yang sangat
penting dalam menentukan arah dan langah yang akan ditempuh di masa depan baik
dalam arti peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja tanpa
perubahan komponen proses manajerial, maupun melakukan perubahan kebijaksanaan,
strategi, struktur, system imbalan, budaya organisasi, dan pemanfaatan
teknologi. Singkatnya, umpan balik sangat diperlukan sebagai bahan untuk
menjadikan organisasi semakin tangguh mencapi tujuan dan berbagai sasarannya.
Dari pembahasan diaatas kiranya terlihat
dengan jelas bahwa agar manjemen suatu organisasi semakin mampu berperan dengan
tingkat efektivitas yang tinggi, dukungan informasi yang mutakhir, lengkap, akurat,
dapat dipercaya, diproses dengan baik serta tersimpan sedemikian rupa sehingga
mudah ditelusuri apabila tiba waktunya untuk digunakan merupakan suatu hal yang
mutlak diperlukan.
Harus pula dicatat bahwa dengan dukungan
informasi demikian pun, masih diperlukan informasi yang mendukung pelaksanaan
berbagai kegiatan bidang fungnsional dalam organisasi. Hal ini akan dibahas
pada bab berikut.
HASIL
REFERENSI DARI SUMBER LAIN MENGENAI
SISTEM
INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN
Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal
suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen
untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya
produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen
dibedakan dengan sistem informasi
biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang
diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini
umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang
bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan
manusia, misalnya sistem pendukung
keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Tujuan
Umum SIM
- Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam
perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan
manajemen.
- Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam
perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
- Menyediakan informasi untuk pengambilan
keputusan.
SIM merupakan kumpulan dari sistem
informasi:
- Sistem informasi akuntansi (accounting
information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
- Sistem informasi pemasaran (marketing
information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi
penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar
dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
- Sistem informasi manajemen persediaan (inventory
management information systems).
- Sistem informasi personalia (personal
information systems).
- Sistem informasi distribusi (distribution
information systems).
- Sistem informasi pembelian (purchasing
information systems).
- Sistem informasi kekayaan (treasury
information systems).
- Sistem informasi analisis kredit (credit
analysis information systems).
- Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research
and development information systems).
- Sistem informasi analisis software
- Sistem informasi teknik (engineering
information systems).
- Sistem
informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).
Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan
yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat
bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya
organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang
menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara
tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya
prantara sistem informasi.
- Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam
memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
- Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
- Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan
keterampilan pendukung sistem informasi.
- Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem
informasi.
- Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi
ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
- Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi
pengembangan dan pemeliharaan sistem.
- Organisasi menggunakan sistem informasi untuk
mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan
sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
- Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah
cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi
yang terjadi.
- Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk
mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan
jenis barang yang tersedia.
- SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah
sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil,
dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap
bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari
lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
- Mengetahui
semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
- Memiliki
metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat
urutan kepentingan semua alternatif.
- Memilih
alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan,
atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap
orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan
berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada
hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya
adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka
memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan
sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada
gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan
keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih
banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh
latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model
keputusan, dan sebagainya.
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah
saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan
operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari
pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan
frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil
operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan
pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan
tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya
terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan
pengendalian dan taktis berada di tengahnya.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan
prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar
keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung
pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a.
Proses
transaksi
b.
Proses
laporan
c.
Proses
pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan
keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a.
Suatu
transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi.
Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan
apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b.
Suatu
pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi.
Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat
secara kasar.
c.
Laporan
rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang
diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan
khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih
belum dilayani setelah 30 hari.
14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi
pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur
pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru
untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses
pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1)
Pekerjaan
yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2)
Penyimpangan
dari pekerjaan yang telah direncanakan
3)
Sebab
penyimpangan
4)
Analisis
keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua
elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran,
standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa
data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian
manajemen adalah sebagai berikut :
1)
Model
perencanaan dan anggaran
2)
Program-program
laporan penyimpangan
3)
Model-model
analisis masalah
4)
Model-model
keputusan
5)
Model-model
pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen
adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus,
analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas
pertanyaan.
15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan
perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu
organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan
strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa
diadakan, sebagai contoh :
a.
Suatu
rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
b.
Suatu
toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah
menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam
suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini
memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa
dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa
jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a.
Prospek
ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b.
Lingkungan
politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c.
Kemampuan
dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan
kebijakan dewasa ini).
d.
Proyeksi
kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya
(berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e.
Prospek
bagi industri di daerah lain.
f.
Kemampuan
saingan dan saham pasar mereka.
g.
Peluang
bagi karya usaha baru.
h.
Alternatif
strategi
i.
Proyeksi
kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem
informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi
pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem
informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan
strategis, misalnya:
a.
Evaluasi
kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan
pengolahan operasional.
b.
Proyeksi
kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan
ke masa mendatang
c.
Data
pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi
manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas
fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing
subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi
yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model
base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem
fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk
proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan
perencanaan strategis.
TIGA KATEGORI PERANAN MANAJEMEN
- Peran
yang Bersifat “Interpersional”
Peranan yang bersifat interpersonal
antara lain untuk dimaksud untuk menumbuhsuburkan iklim solidaritas dan
kebersamaan dalam organisasi.
- Peranan Informasional
Peranan kedua adalah perana
informasional, yang dumaksud peranan ini adalah bahwa dalam kedudukannya selaku
unsur pimpinan dalam oraganisasi disamping peran selaku penerima dan pembagi
informasih
- Peranan Selaku Pengambil Keputusan
pada tingkat yang berbeda-beda para
manajer dalam suatu organisasi berperan selaku pengambil keputusan, baik yang
sifatnya strategis, fungsional, dan teknik oprasional. Peran tersebut timbul
karena manajemen memilki wewenang untuk bertindak selaku :
a. wirausahawan,
b. peredam
ketidak tenangan,
c. penentu
alokasi saran, prasarana, sumber daya manusia dan dana, serta
d. Selaku
perunding
Jika dikatakan bahwa manajemen
berperan selaku wirausahawan, yang dimaksud ialah bahwa merekalah yang paling
bertanggung jawab untuk mengamati situasi internal dan lingkungan sedemikian
rupa sehingga jika peluang baru timbul untuk melakukan kegiatan tertentu dalam
rangka penigkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan sasarannya, peluang
tersebut dapat dimanfaatkan dengan segera dan dengan semaksimal mungkin. Di
samping itu, para manajer lah yang diharapkan mengambil
prakarsa untuk mewujudkan perubahan yang mungkin dituntut oleh kondisi internal
organisasi dan perkembangan yang terjadi pada lingkungan
Jika organisasi yang dipimpinnya bisa berjalan secara
efektif, maka ada empat peran manajemen yang harus dilakukan oeh manajer. Empat peranan itu menurut Ichak
Adizes dalam Perilaku Organisasi (Nimran : 1999:
h.62), yakni : memproduksi, melaksanakan , melakukan informasi,
dan memadukan (integrating).
Henry Mintzberg, seorang ahli riset
ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peranyang dimainkan oleh manajer
di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran .itu ke dalam tiga kelompok, yaitu
peran antar pribadi, peran informasional, dan peran pengambilan keputusan. Mintzberg kemudian menyimpulkan
bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah
berinteraksi dengan orang lain.
a. Peranan
Hubungan Antar Pribadi (Interpersonal Role). Pada peranan ini,
menyangkut hal-hal tentang Pada
peranan ini, menyangkut hal-hal tentang pengembangan
antar pribadi. contoh dari pengembangan dirinya adalah eksistensi
manajer itu sendiri dengan dunia sekitarnya. Dalam peranan ini
dibagi lagi atas tiga peranan, yaitu peranan sebagai :
1. Peran sebagai tokoh (figurehead role),
Karena posisinya selaku kepala dalam organisasi setiap pemimpin
mempunyai kewajiban untuk melakukan kegiatan yang bersifat seremonial atau
dalam persoalan yang timbul secara formal.
2. Peran sebagai pemimpin (leader role),
Dalam peranan ini manajer bertindak sebagai
pemimpin. Karena jabatannya, pemimpin bertanggung jawab atas segala sesuatu yang dikerjakan anak
buahnya. Misalnya, pemimpin bertanggung jawab atas penggajian dan latihan kerja
anak buahnya. Selain itu merupakan tugasnya yang tidak langsung untuk
memotivasi dan meningkatkan semangat kerja anak buahnya, serta harus
berusaha menyelaraskan kebutuhan anak buahnya dengan kepentingan organisasi. Organisasi secara formal hanya
menyediakan sejumlah kewenangan, kepemimpinanlah yang menentukan sejauh mana kekuasaan yang tersedia akan dimanfaatkan.
3. Peran sebagai pejabat perantara/penghubung (liaison role),
Ialah kegiatan pemimpin untuk melakukan
hubungan selain hubungan ke atas menurut jalur komando, juga
melakukan peranan yang berinteraksi dengan teman sejawat, staf, orang-orang lain yang berada di
luar organisasinya.
b.
Peranan yang Berhubungan Dengan Informasi
(Informational Role)
Manajer berhubungan langsung dengan informasi.
Pada peranan ini dibagi menjadi tiga peranan, yaitu peranan
sebagai :
1. Peran selaku pencatat (monitor role)
Karena jaringan kontak pribadinya demikian luas, pemimpin dapat
mengumpulkan informasi dari berbagai pihak.Informasi itu didapatkannya secara
langsung, termasuk yang berupa desas-desus, kabar angin atau spekulasi. Informasi ini dapat berupa
informasi lunak yang berguna bagi kepentingan organisasi. Selain itu dalam peran ini mengidentifikikan seorang manajer sebagai penerima dan pengumpul informasi, agar ia mampu untuk mengembangkan suatu pengertian yang baik dari organisasi yang
dipimpin dan mempunyai pemahaman yang komplit tentang lingkungannya.
2.
Peran selaku penyebar
(disseminator role).
Informasi yang berhasil didapatkannya berdasarkan hubungan pribadinya, boleh jadi ada yang perlu diketahui oleh anak buahnya. Pemimpin dapat memberikan informasi yang diperlukan itu secara langsung.
Mungkin pemimpin menjadi penghubung antaraanak buah yang saling membutuhkan,
jika diantara mereka secara formal tidak ada jalur informasi satu sama lain. Peran ini melibatkan manajer untuk menangani
proses transmisi dari informasi-informasi ke dalam organisasi yangdipimpinnya.
3.
Peran selaku juru bicara (spokesman
role).
Peran selaku juru bicara adalah kegiatan pemimpin untuk
memberikan keterangan tentang organisasinya kepada pihak luar. Semisal,
seorang direktur perusahaan raksasa kadang-kadang harus menggunakan sebagian besar
waktunya untuk memberikan keterangan tentang perusahaannya kepada para wartawan. Peran ini dimainkan untuk
penyampaian informasi keluar lingkungan organisasi.
4.
Pembuat Keputusan (Decission
Role)
Informasi tentu saja bukan akhir dari segala
kegiatannya. Informasi merupakan masukan dasar untuk membuat keputusan . Pemimpin memainkan peran utama dalam proses pembuatan keputusan. Peranan ini membuat manajer harus
terlibat dalam suatu proses pembuatan strategi.Peran pembuat keputusan diperinci
menjadi :
a.)
Peran sebagai wiraswastawan (entrepreneur role).
Pemimpin bertanggung
jawab untuk memajukan dan menyesuaikan organisasi dengan perkembangan
lingkungan. Perannya selaku pengumpul informasi, suatu ketika mungkin menmukan
gagasan-gagasan baru. Gagasan-gagasan baru ini kalau dianggapnya baik, dapat
diterapkan didalam organisasi yang dipimpinnya. Manajer bertindak sebagai
pemrekarsaan perancang dari banyak perubahan- perubahan dalam organisasi.
b.)
Peran sebagai penanggulangan gangguan (disturbande
handler role).
Tidak ada suatu organisasi yang selalu berjalan
mulus. Suatu saat pasti akan mengalami gangguan tertentu yang disebabkan perkembangan keadaan. Gangguan itu bukan saja disebabkan keterbatasan pemimpin untuk mengenalisituasi,
tetapi juga karena pemimpin yang terbaikpun tidak mungkin meramalkan akibat dari seluruh
tindakannya. Pendek kata gangguan itu datang dari suatu hal yang di luar jangkauannya. Selaku
pemimpin, ia harus mampu mengatasinya. Jika perannya selaku wiraswastawan berupa
inisiatif untuk mengadakan penanggulangan dengan sukarela, perannya selaku
penanggulangan gangguan merupakan keharusan yang mesti dilakukan. Dimana manajer bertanggung jawab terhadap organisasi ketika
organisasinya terncam bahaya, misalnya: akan dibubarkan, terkena gossip, isu-isu
kurang baik, dan lain sebagainya.
c.) Peran sebagai pembagi sumber daya (resources allocator of
role),
Peran pemimpin selaku pembagi sumber daya adalah tanggung jawab
pemimpindalam
menentukan “siapa akan dapat apa”, dalam organisasi yang dipimpinnya. Sumber daya yang paling penting
untuk diatur pembagiannya adalah waktu yang dimiliki.
Selanjutnya pemimpin dibebani tugas untuk mengatur pola hubungan formal yang mengatur bagaimana pekerjaan dibagi dan
dikoordinasikan. Dalam peran ini manajer memainkan
peranan untuk memutuskan kemana sumber dan aakan
didistribusikan ke bagian-bagian dari organisasinya.
d.)
Peran sebagai perunding (negotiator role),
Penelitian membuktikan bahwa pemimpin menggunakan waktunya yang
tiak sedikit untuk mengadakan perjanjian demi perjanjian. Penutupan perjanjian ini
nampaknya telah merupakan tugas yang rutin, yang mengalir dai kedudukan sebagai
pusat syaraf organisasi dan kewenangan yang dimilinya dalam organisasi.
PROSES MANAJERIAL DARI SUMBER 1
PROSES MANAJERIAL
1. Penentuan Tujuan
Berkaitan dengan tujuan, terdapat
paling sedikit tiga hal yang sangat menarik untuk diperhatikan.
a. Tujuan organisasi biasanya
ditentukan oleh para pendiri orgasnisasi tersebut dan seluruh kegiatan
organisasi yang diselenggarakan kemudian diarahkan pada tujuan pendirian
organ8sasi tersebut.
b. Semua
anggota organisasi diharapkan mau menerima tujuan tersebut sebagai suatu yang
layak dan pantas untuk dicapai terlepas dari latar belakang, preferensi
pribadi, dan motifasi para anggota organisasi tersebut.
c. Tujuan
dipandang sebagai sesuatu yang sesuatu yang menjadi “bintang penuntung” dan
sekaligus sebagai “titik kulminasi” seluruh seluruh kegiatan organisasi yang
antara lain berarti bahwa antara lain bererti bahwa apapun yang terjadi
kemudian dalam organisasi harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
2. Pentahapan Pencapaian Tujuan
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan harus dipandang sebagai
suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin,
diperlukan pentahapan, baik baik dalam arti tahapan pencapaian bagian-bagiannya
maupun pentahapan dalam arti periodisasinya.
Ada beberapa pendapat lain mengenai proses manajerial
yaitu sebagai berikut:
Manajemen
suatu organisasi selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang
keseluruhan proses tersebut membutuhkan pemanfaatan informasi secara sistem
agar manajerial yang dilakukan dapat menghasilkan output yang sesuai dengan
harapan dan tujuan organisasi. Proses manajerial tersebut
setidaknya dibagi menjadi 10 macam, yaitu :
1. Penentuan Tujuan
& Sasaran
2. Perumusan
Strategi
3. Penyusunan
Program Kerja
4. Penilaian
5. Perencanaan
6. Pengorganisasian
7. Penggerakan SDM
8. Penyelenggaraan
Kegiatan
9. Pengorganisasian
10. Sistem Umpan Balik
3. Perumusan Strategi
Perumusan strategi merupakan proses penyusunan
langkah-langkah ke depan yang dimaksudkan untuk membangun visi dan misi
organisasi, menetapkan tujuan strategis dan keuangan perusahaan, serta
merancang strategi untuk mencapai tujuan tersebut dalam rangka menyediakan
customer value terbaik.
Beberapa langkah yang perlu dilakukan perusahaan dalam
merumuskan strategi, yaitu:
a. Mengidentifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh
perusahaan di masa depan dan menentukan misi perusahaan untuk mencapai visi
yang dicita-citakan dalam lingkungan tersebut.
b. Melakukan analisis lingkungan internal dan eksternal untuk
mengukur kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi
oleh perusahaan dalam menjalankan misinya.
- Merumuskan faktor-faktor ukuran keberhasilan (key success factors) dari
strategi-strategi yang dirancang berdasarkan analisis sebelumnya.
- Menentukan tujuan dan target terukur, mengevaluasi
berbagai alternatif strategi dengan mempertimbangkan sumberdaya yang
dimiliki dan kondisi eksternal yang dihadapi.
- Memilih strategi yang paling sesuai untuk mencapai
tujuan jangka pendek dan jangka panjang. (Hariadi, 2005).
PROSES MANAJERIAL DARI SUMBER 2
Proses Manajerial
Penentuan Tujuan
Berkaitan
dengan tujuan, terdapat paling sedikitnya tiga hal yang perlu diperhatikan :
a. Tujuan organisasi biasanya ditentukan oleh para
pendiri organisasi tersebut dan seluruh kegiatan yang diselenggarakan kemudian
diarahkan kepada pencapaian tujuan tersebut.
b. Semua anggota organisasi diharapkan mau menerima tujuan
tersebut sebagai sesuatu yang layak dan pantas untuk dicapai terlepas dari
latar belakang, preferensi pribadi, dan motivasi para anggota organisasi
tersebut.
c. Tujuan dipandang sebagai sesuatu yang menjadi
“bintang penuntun” dan sekaligus sebagai “titik kulminasi” seluruh kegiatan
organisasi yang antara lain berarti bahwa apapun yang terjadi kemudian dalam
organisasi harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
Tujuan akhir
suatu organisasi memiliki empat ciri, yaitu :
1. Jangkauan waktunya jauh kedepan dan bahkan biasanya tidak
dinyatakan secara tegas kapan tujuan tersebut akan dicapai.
2. Tujuan merupakan sesuatu kondisi ideal yang diharapkan
akan terwujud.
3. Tujuan dinyatakan secara kualitatif.
4. Sifat tujuan akhir tersebut tidak dimungkinkan untuk
dirumuskan secara konkret melainkan abstrak.
PROSES MANAJERIAL DARI SUMBER 3
Proses Manajerial
a.
Penentuan Tujuan
Informasi yang dibutuhkan dalam penetuan
tujuan organisasi adalah informasi dasar yang memberikan gambaran kasar atau
global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin timbul atau terjadi
baik dalam arti internal dalam organisasi yang bersangkutan sendiri maupun pada
lingkungan dimana organisasi akan bergerak.
b.
Pentahapan Pencapaian
Tujuan
Diperlukan berbagai
informasi untuk dijadikan instrument pendukung dalam pengambilan keputusan.
1.
Dibidang politik
Misalnya diperlukan estimasi tentang
srabilitas dan keamanan nasional, termasuk kemungkinan terjadinya perubahan
dalam pemerintahan yang pada gilirannya mempunyai implikasi terhadap berbagai
kebijaksanaan yang akan ditempuh di masa depan.
2.
Dibidang ekonomi
Diperlukan informasi yang menyangkut
banyak segi kehidupan perekonomian, seperti tingkat pertumbuhan perekonomian
nasional, laju inflasi, tingkat suku bunga, apakah pemerintah akan memberikan
kebijaksanaan uang ketat atau tidak, arah pertumbuhan dan perkembangan
industry, kondisi persaingan dalam industri diaman organisasi bergerak, dan
informasi lain yang sejenis.
3.
Dibidang sosial budaya
Sangat diperlukan aneka ragam informasi
seperti tingkat pendidikan masyarakat, kemungkinan makin beranekaragamnya
tenaga kerja, perkiraan sampai sejauh mana akan terjadi pergeseran akan
nilai-nilai sosial budaya dimasyarakat sebagai akibat penetrasi teknologi
informasi.
c.
Perumusan Strategi
Diperlukan berbagai informasi baik yang
bersumber dari dalam organisasi sendiri maupun yang digali dari luar organisasi
yang bersangkutan. Memerlukan informasi internal antara lain tentang filsafat
organisasi, kemampuannya memiliki dan menguasai berbagai sarana, prasarana dan
dana, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan sumber daya manusia, serta budaya
organisasi. Informasi tentang peluang juga harus dimanfaatkan antara lain
menyangkut potensi pasar dimana produk organisasi dijual, bidang bisnis baru,
peluncuran produk baru, dan lain sebagainya.
d.
Fungsi Perencanaan
Informasi yang diperlukan pun jelas
berbeda dan manajemen harus memahami perbedaan-perbedaan tersebut. Informasi
tersebut berkaitan dengan upaya menemukan jawaban terhadap 6 pertanyaan yang
harus terjawab dalam proses perencanaan, yaitu pertanyaan apa, di mana,
bilamana, bagaimana, siapa, dan mengapa.
Berikut fungsi perencanaan:
1.) Penyusunan
Program Kerja
Keenam pertanyaan dalam
fungsi perencanaan harus terjawab dalam penyusunan program kerja. Informasi
jawaban tersebut :
- Lebih
bersifat kuantitatif
- Menyatakan
secara jelas dan konkret hasil yang diharapkan Standar kinerja jelas
-
Mutu hasil pekerjaan
ditetapkan secara pasti
- Disusun
sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dan pegangan dalam
penyelenggaraan kegiatan operasional.
2.)
Fungsi Pengorganisasian
Ada 5 implikasi
informasionalanya :
- Organisasi
sebagai wadah. Dimana
sekelompok otang yang bergabung dan menempati “kotak-kokak” tertentu untuk
melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
- Organisasi
sebagai proses interaksi. Alasan
yang sangat mendasar untuk penekanan tersebut ialah mutlak perlunya diterapkan
pendekatan kesisteman dalam menjalankan roda organisasi
- Tipologi
organisasi
- Prinsip-prinsip
organisasi
- Faktor-faktor
yang berpengaruh terhadap struktur organisasi
e.
Penggerakan
Sumber Daya Manusia
Pergerakan sumber daya manusia
perlu memperhatikan hal-hal berikut ini termasuk implikasinya terhadap perolehan
berbagai jenis informasi sehingga proses pergerakan tersebut berlangsung dengan
tepat :
-
Manusia adalah makhluk
yang mempunyai harkat dan martabat yang perlu dan harus diakui dan
dihargai
-
Dalam berkarya, manusia
ingin diperlakukan secara manusiawi
-
Manusia pekerja akan
sangat senang apabila mereka diikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan
yang menyangkut kehidupan kekaryaannya melalui apa yang dewasa ini popelur
dengan istilah dan konsep pemberdayaan.
f.
Penyelenggaraan
Kegiatan Operasional
Pada penyelenggaraan
kegiatan operasional, ada 4 elemen informasi yang sangat penting, yaitu :
-
Manajemen
mengandung berbagai kiat yang sifatnya situasional. Artinya, meskipun benar
terdapat prinsip-prinsip manajemen yang bersifat universal, penerapannya harus
selalu memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang, dan waktu
-
Manajemen
berorientasi pada hasil optimal untuk tidak mengatakan hasil yang maksimal
- Kelompok orang yang menduduki berbagai jabatan manajerial hanya akan memperoleh hasil kerja dengan dan melalui orang-orang lain yang menjadi bawahan mereka yang tanggung jawab utamanya ialah menyelenggarakan kegiatan operasional
- Kelompok orang yang menduduki berbagai jabatan manajerial hanya akan memperoleh hasil kerja dengan dan melalui orang-orang lain yang menjadi bawahan mereka yang tanggung jawab utamanya ialah menyelenggarakan kegiatan operasional
-
Sampai
tingkat yang paling bawah sekalipun, seluruh kegiatan operasional harus secara
langsung tertuju pada dan mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi
berdasarkan strategi yang telah ditetapkan sebelumnya.
g. Pengawasan
sebagai Kompenen Proses Manajerial
Pengawasan diperlukan karena 2
pertimbangan :
-
Dalam menyelenggarakanseluruh kegiatan
operasional, para anggota organisasi tidak luput dari berbagai kelemahan dan
kekurangan, bahakan juga munkin kekhilafan dan kesalahan.
-
Tuntutan efisiensi,
efektivitas, dan produktivitas tidak terpenuhi karena mungkin ada anggota
organisasi yang menampilkan perilaku yang negative dengan berbagai alasan
penyebabnya. Informasi
diperoleh dengan berbagai cara seperti laporan, hasil wawancara, penyebaran
kuisoner, dan pengamatan langsung oleh pengawas dilapangan.
h.
Penilaian
sebagai Komponen Proses Manajerial
Upaya pembandingan antara hasil yang
nyata dicapai setelah satu tahap tertentu selesai dikerjakan dengan hasil yang
seharusnya dicapai untuk tahap tersebut. Definisi tersebut menunjukan kepada
paling sedikit 4 hal :
a. Penilaian
lebih ditujukan kepada kegiatan operasional yang sedang diselenggarakan
b.Penilaian
menghasilkan informasi tentang tepat tidaknya komponen dalam proses manajerial
c. Hasil
penilaian menggambarkan apakah hasil yang dicapai sama dengan sasaran yang
telah ditentukan
d. Informasi
yang diperoleh dari kegiatan penilaian diperlukan untuk mengkaji ulang semua
komponen proses manajerial sehingga perumusan kembali berbagai komponen
tersebut dapat dilakukan dengan tepat. Informasi dalam proses penilaian dapat
diperoleh melalui berbagai teknik seperti laporan, wawancara, penyebaran
kuisoner, dan teknik-teknik lain yang dipandang perlu dan tepat digunakannya.
DAFTAR PUSTAKA
Siagian,
Sondang P., “Sistem Informasi Manajemen”.
(Jakarta: PT Bumi Aksara, 2002).
Ichak Adizes. Perilaku Organisasi.(Nimran : 1999:
h.62)
http://Wikipedia bahasa
Indonesia, ensiklopedia bebas.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar